Panduan Cara Membuat Event Baru

Untuk membuat event publik berbayar maupun gratis, ikuti panduan berikut:

Langkah 1: Halaman Event

• Klik menu Events pada sidebar aplikasi untuk menuju halaman Events

• Di pojok kanan atas klik tombol New Events

Langkah 2: Mengatur Detail Pengaturan Event

1. Mengisi Detail Event

• Event Title: Judul event yang ingin Anda selenggarakan.

• Event Description: Penjelasan yang mencakup isi, manfaat, siapa narasumbernya, dll.

• Date & Start Time: Jadwalkan waktu pelaksanaan.

• Duration: Berapa lama Anda akan menyelenggarakan acara

• Participant Quota*: Jumlah peserta yang diizinkan untuk mendaftar ke event Anda. Baca panduannya disini.

• Upload Banner: Untuk mempercantik halaman publik, unggah banner atau poster acara Anda.

Langkah 3: Mengatur Harga dan Pembayaran

Bagian ini digunakan untuk mengatur jenis event (gratis atau berbayar), harga tiket, serta biaya tambahan yang akan dikenakan kepada peserta.

1. Payment:

   • Free event → Tidak ada pembayaran, peserta bisa langsung mendaftar.

   • Paid event → Peserta harus melakukan pembayaran sebelum mendapatkan akses ke acara.

2. Price: Masukkan harga tiket event. Ini adalah harga akhir yang akan dibayarkan peserta, kecuali jika Anda memilih untuk menambahkan biaya tambahan (lihat bagian "Charge fee").

3. Original Price (opsional)

   Kolom ini bisa Anda isi jika ingin menampilkan harga coret. Cocok digunakan saat memberikan diskon (misal: “dari Rp150.000 jadi Rp99.000”).

4. Fees:

   • Charge Rapatin fee to participants → Aktifkan toggle ini jika Anda ingin biaya layanan dari Rapatin dibebankan ke peserta, bukan Anda sebagai penyelenggara.

   • Charge Xendit fee to participants → Aktifkan toggle ini jika Anda ingin biaya payment gateway (Xendit) dibebankan ke peserta. Jika dimatikan, maka Anda sebagai penyelenggara yang menanggung biaya Xendit.

5. Sales Start Date: Tentukan tanggal mulai penjualan tiket. Biarkan kosong jika ingin penjualan dibuka langsung setelah event dibuat.

6. Sales End Date: Tentukan tanggal akhir penjualan tiket. Setelah tanggal ini, peserta tidak bisa lagi membeli tiket. Biarkan kosong jika ingin tanggal akhir penjualan tiket adalah tanggal dan jam dimulainya event

7. Instruction After Register

   Isi instruksi yang akan ditampilkan kepada peserta setelah mereka berhasil mendaftar atau membayar. Anda bisa gunakan bagian ini untuk memberikan:

   • Informasi penting acara,

   • Tautan ke grup WhatsApp,

   • Petunjuk selanjutnya sebelum hari-H,

   • dan lainnya.

   Jika dikosongkan, maka akan digunakan instruksi bawaan dari Rapatin.

Langkah 4: Menentukan Event Platform

Bagian ini menentukan platform atau layanan video conference yang akan digunakan untuk menyelenggarakan event Anda. Rapatin menyediakan fleksibilitas dengan dua mode utama:

1. Zoom from Rapatin (Default)

Jika memilih opsi ini:

• Sistem Rapatin akan membuatkan ruang Zoom secara otomatis sesuai jadwal dan kuota peserta.

• Anda tidak perlu memiliki akun Zoom pribadi.

• Link Zoom akan dibagikan otomatis ke peserta yang sudah membayar.

• Anda hanya perlu mengatur Zoom Passcode (maks. 10 karakter) sebagai pengaman ruang meeting.

Advance Zoom Settings (hanya muncul saat menggunakan Zoom dari Rapatin):

• Meeting Q&A: Aktifkan fitur tanya jawab dalam Zoom.

• Language Interpretation: Aktifkan jika menyediakan penerjemah bahasa.

• Mute participants upon entry: Peserta otomatis dibisukan saat bergabung.

• Request permission to unmute participants: Peserta harus minta izin untuk mengaktifkan suara.

2. Platform Sendiri (Google Meet, Zoom Pribadi, Microsoft Teams, dll)

Jika memilih platform lain:

• Anda akan diminta untuk mengisi tautan link acara secara manual.

• Tautan ini akan dibagikan ke peserta setelah mereka menyelesaikan pendaftaran dan pembayaran.

Contoh:

• Google Meet: https://meet.google.com/xyz-abcq-pqr

• Zoom Pribadi: https://zoom.us/j/1234567890

• Microsoft Teams atau platform lain pun bisa digunakan selama memiliki link join.

Langkah 5: Event Reminder & Notification

1. Event Reminder

Bagian ini digunakan untuk mengatur pengingat otomatis kepada peserta sebelum event dimulai. Pengingat ini akan membantu peserta mengingat jadwal event dan mengurangi risiko ketidakhadiran

Reminder Channel saat ini hanya tersedia opsi Email, artinya sistem akan mengirimkan pengingat melalui email ke semua peserta.

Anda dapat mengaktifkan salah satu atau keduanya:

• One day before event reminder Mengirimkan email reminder 1 hari sebelum acara dimulai.

• One hour before event reminder Mengirimkan email reminder 1 jam sebelum acara dimulai.

2. Email Notification

Fitur ini mengatur notifikasi email untuk Anda sebagai penyelenggara dan juga untuk peserta:

Untuk Penyelenggara (For me as Organizer)

• New Order Anda akan menerima email setiap kali ada peserta yang mendaftar.

• Order Paid Anda akan menerima email setiap kali ada peserta yang menyelesaikan pembayaran.

Untuk Peserta (For participant)

• Participant Confirmation Peserta akan menerima email konfirmasi otomatis berisi penduan akses event setelah berhasil mendaftar atau menyelesaikan pembayaran event.

Langkah 6: Simpan

1. Create

Tombol ini digunakan untuk mempublikasikan event Anda secara langsung. Setelah menekan tombol ini:

• Event akan tampil di halaman publik.

• Pendaftaran akan langsung aktif.

• Peserta sudah bisa mulai melakukan registrasi dan pembayaran.

Gunakan tombol ini jika semua data event sudah siap dan Anda ingin segera membuka pendaftaran.

2. Save as Draft

Tombol ini digunakan untuk menyimpan event tanpa mempublikasikannya. Fungsinya seperti menyimpan draf:

• Event tidak akan muncul di halaman publik.

• Peserta belum bisa mendaftar.

• Anda masih bisa kembali untuk menyunting data sebelum benar-benar dipublikasikan.

Gunakan tombol ini jika Anda masih dalam tahap menyusun atau meninjau ulang event sebelum dirilis.

Demikian panduan lengkap cara membuat event baru di Rapatin. Dengan mengikuti langkah-langkah di atas, Anda kini dapat mengelola event publik secara profesional, mulai dari pengaturan jadwal, tiket, platform meeting, hingga sistem pengingat dan notifikasi otomatis.

Setelah event berhasil dibuat, Anda akan mendapatkan halaman publik event yang bisa dibagikan ke calon peserta. Selanjutnya, pelajari bagaimana halaman ini bekerja melalui artikel berikut ini:

Halaman Detail Event

Setelah Anda menekan tombol Create saat membuat event, sistem akan langsung mengarahkan Anda ke halaman Detail Event. Halaman ini berfungsi sebagai pusat kontrol dan ringkasan lengkap dari informasi event yang telah Anda buat. Pelajari disini ⬇️